EPO

Základním posláním tohoto projektu je evidence došlé a odeslané pošty. Existuje ve dvou variantách. První je určena především o obecní a městské úřady a další organizace tohoto typu. Druhá varianta je upravena pro ostatní firmy a organizace, které mají za povinnost, nebo potřebují evidovat došlou a odeslanou poštu. Obě varianty lze provozovat jak v jednouživatelském, tak v síťovém režimu. Program plní legislativní normy dané zákonem pro tuto evidenci.

Kniha pošty

Hlavní část programu Epo tvoří kniha pošty. Jedná se o přehled, kde každý řádek reprezentuje jednu konkrétní došlou nebo odeslanou poštu. Prostřednictvím ikonek v záhlaví lze z tohoto přehledu provádět dílčí operace. Hlavní volby umožňují přidávat nové záznamy vlastní, nebo doručené pošty. V případě potřeby je zde i veden sběrný arch. Dle potřeby je možné provádět editaci již pořízených záznamů, nebo jepouze prohlížet. Výsledkem tohoto pořizování záznamů o došlé a odeslané poště je tisk knihy pošty.

Epo_1

Osoba vyřizuje

Každému záznamu pošty je možné přiřadit osobu vloženou v programu EPO, která bude daný případ vyřizovat. Za případ bude zodpovědná a může mít stanoven termín vyřízení.

Skupina pošty

Jednotlivé záznamy vlastní a došlé pošty je možné zařazovat do skupin. Skupin lze využít například pro rozčlenění pošty na jednotlivé případy. Pro každý případ řešený korespondencí je možné založit vlastní skupinu. Pokud je následně každá pošta, týkající se tohoto případu označena touto skupinou, lze snadno zobrazit pouze poštu za dané období, týkající se daného případu. Jako příklad může posloužit reklamace pana Nováka za poplatek za svého psa. Pokud je očekávána rozsáhlejší koresponcence ohledně tohoto případu, založí se nová skupina „Reklamace pes Novák“. Následně je veškerá korespondence ohledně tohoto případu označována touto skupinou. Pokud bude kdykoliv třeba najít veškerou korespondenci ohledně případu reklamace pana Nováka, stačí zobrazit záznamy pošty ze skupiny „Reklamace pes Novák“. Program vygeneruje tiskový výstup, obsahující všechny záznamy pošty s touto skupinou.

Spisový a skartační znak

Jednotlivé záznamy pošty lze označit i spisovým znakem. Součástí programu EPO je číselník dostupných spisových znaků. Potřebné záznamy lze označit jako aktivní. Následně se budou u pořizovaných záznamů pošty nabízet jako dostupné spisové znaky. Tato varianta umožňuje eliminovat nevyužívané spisové znaky a nabízet pouze ty potřebné.  V případě potřeby lze použít i skartačních znaků.

Přílohy

Ke každému záznamu došlé nebo odeslané pošty lze připojit i přílohu. Pomocí tohoto tlačítka se prvotně příloha připojí a při každém další použití se otevře.

Ostatní volby

K dispozici jsou i další volby pro sledování a zařazování pošty. Záznam lze například označit, že je zařazen do správního řízení. Tímto označením se mění jeho statut a mění se forma sledování jeho vyřízení. Zadat lze i termín, do kterého má být pošta vyřízena. V přehledech lze následně sledovat poštu, která nebyla zpracována do termínu vyřízení.

Výrazným zámkem v pravém dolním rohu je označen stav pošty. Zpracovávaná pošta je označená jako „V řízení“ a lze ji průběžně upravovat. Po uzavření řízení je je možné oprávněnou osobou změnit její stav na vyřízenou. Tím dojde k uzavření případu a je zamezena i další editace záznamu.

Epo_2

Přehledy

Epo_3

Program EPO je vybaven různými přehledy, které mohou být využívány dle konkrétní situace. Unožněn je tak široký pohled na zpracovávanou poštu dle potřebných kritérií. Umožněn je také export firem a osob do formátu xls.

Nastavení přístupu

Využití programu EPO se předpokládá pro více osob. Není však možné, aby všichni mohli provádět veškeré operace a úpravy. Přístup do programu je tedy možno omezit pomocí přihlašovacího formuláře. Jeho prostřednictvím se mohou přihlásit pouze ti uživatelé, kteří  jsou v programu definování. Každému je možné určit jeho roli, zda bude Host, Uživatel nebo Správce. Dle této role má daný uživatel odpovídající práva na prohlížení nebo upravování záznamů pošty.

Epo_4

Archivace

Prostřednictvím archivace lze převést záznamy  minulého období do archivu, nebo v případě potřeby naopak. Archivované záznamy se pak v programu nezobrazují a práce v aktuálním období je přehlednější. Rychlé prohlížení lze provést prostřednictvím volby „Náhled do archivu“.

Zálohování

Samozřejmou součástí programu je zálohování dat. Pomocí této volby lze provést bezpečnostní zálohu nebo obnovení dat z daného uložiště. Sloužit může i pro přenos dat mezi dvěma počítači.

Síťová verze

Program EPO lze provozovat i v síťové verzi. Musí tak vždy existovat jedna základní instalace programu, která obsahuje všechna zpracovávaná data. Následně lze připojit libovolný počet dalších počítačů. Tyto již neobsahují data, ale pouze cestu na základní instalaci. Síťová instalace umožňuje plnohodnotnou práci na všech počítačích s programem EPO.

Poslání programu EPO

Posláním programu je evidence vlastní a došlé pošty. Různé pohledy a členění mají umožnit přehledné zpracování  jednotlivých řešených případů. Ať již má být uživatelem úřad nebo firma, důležité je rozčlenění a včasné zpracování jendotlivých případů. Program EPO byl vytvořen ve spolupráci se subjektem z oboru archivnictví, který stanovil potřebná zákonná kritéria pro zpracovávání pošty. Program EPO pro širokou oborovou základnu uživatelů tato kritéria nezaručuje, ale snaží se je v maximální možné míře respektovat.